• Gratis frakt ved kjøp over 3000 kr
  • Landsdekkende service
  • Vi hjelper deg gjerne på 800 800 15

Resepsjonistens

Ultimate guide til å ta imot kunder

Telefonen ringer kontinuerlig, kundene strømmer inn i resepsjonen, og samtidig må du ta imot fire pakker fra posten.

Du viser vennlig kundene hen til hjørnet og ringer til deres avtale med et forpustet: «Du har tre gjester stående».

Høres det kjent ut?

Selv om du sikkert klarer slike dager med et smil, ville det da ikke vært hyggeligere om du hadde bedre tid til å ta vare på kundene?

Resepsjonen er hjertet i resten av virksomheten

95 % av små og mellomstore bedrifter forteller i en ny undersøkelse at kundene deres finner vei til dem gjennom anbefalinger fra tidligere kunder. Så det er ingen tvil om at god kundeservice er avgjørende. Som frontmedarbeider er du sentralnervesystemet for kommunikasjonen med kunder, kolleger og gjester – enten det er ansikt til ansikt, via telefon eller e-post.

Får dere maksimalt ut av kundemottaket deres?

Men mange virksomheter har ikke definert hvordan de ønsker å ta imot kunder, og derfor er det i stor grad opp til hver enkelt medarbeiders personlige kompetanse. Dette er en oppgave de fleste resepsjonister er vant til å løse med glans, men mange etterlyser også verktøy for sparring. Med vår guide kommer dere helt rundt kundemottaket og de ulike områdene som er viktige å ha på plass, slik at dere får maksimalt ut av hvert enkelt kundebesøk.

God service og en varm velkomst er avgjørende for lojale kunder.

70 % av dine kjøpsopplevelser er basert på hvordan du føler at du blir behandlet, ifølge en rapport fra McKinsey. Se opp, smil, tilby en kopp kaffe og spør hvordan det står til. Djævelen ligger i detaljene. Over 80 % av kaffe-drikkende nordmenn husker om kaffen de fikk servert sist de besøkte en virksomhet, var god eller dårlig.

Personlige kompetanser er avgjørende.

Det krever overskudd, godt humør og et spesielt servicegen å styre en resepsjon. Men selv om de personlige kompetansene er viktige, er det like avgjørende at det finnes klare retningslinjer fra ledelsen om hvordan dere tar imot kunder. Bare på den måten får dere det optimale ut av kundemottaket ved hvert eneste møte.

Et skritt lenger unna glemselen og nærmere hjertet

Hvor mange virksomheter besøker kundene deres i løpet av en måned, i løpet av en uke? Hvor mange kan de huske etter ett år, og hvor mange vender de tilbake til?

Når dere har avstemt hvilke verdier dere ønsker å bli husket for, og har definert hva som er spesielt god kundeservice hos dere, kan dere mye bedre yte den eksepsjonelle servicen som gjør at dere skiller dere ut fra første møte og kommer ett skritt nærmere kundens hjerte.

Bruk disse fire områdene til en diskusjon om hvordan dere kan ta imot kundene enda bedre og få mer ut av hvert enkelt møte.

Mottak

Mottak av kunder er viktig. Se opp, søk øyekontakt, tilby en kopp kaffe og smil. Kundene skal merke at de er verdifulle og velkomne.

 

Ansvar

Ansvar betyr at både ledelsen og medarbeiderne er bevisste på det ansvaret de har for å ta imot kunder. Som resepsjonist er du selskapets ansikt utad.

Kompetanser

Kompetanser betyr at medarbeiderne har de personlige egenskapene, profesjonelle ferdighetene og nødvendige verktøy for å ta imot kunder og gjester. Det er viktig å kunne «lese» kundenes behov og kommunisere klart og tydelig. Kompetansene skal støtte det felles målet.

Værdier

Har I fastsat jeres værdier og hvordan de afspejles i den måde I modtager kunder, kollegaer og gæster på? At få fastsat de fælles værdier er med til at forstærke indtrykket af jeres virksomhed, så kunderne vender tilbage gang efter gang.

Hvordan er deres velkomstområde innredet? Vi gir inspirasjon til 3 viktige elementer som påvirker hvordan dere viser selskapets verdier: farger, interiør og aktiviteter.