15 ting du bør vurdere

før du investerer i en ny kaffeløsning til din bedrift

1. Antall kopper

Før du velger en ny kaffeløsning til bedriften, er det en god idé å få en oversikt over hvor mange kopper kaffe som blir drukket på kontoret i løpet av en dag.nNår du vet dette er du garantert å få en kaffemaskin som verken har for stor eller liten kapasitet, men er tilpasset deres behov.

Les også hvordan du kan regne ut prisen per kopp ›

2. Kvalitet og utvalg

Hvis du ofte serverer kaffe til kunder eller samarbeidspartnere, er det vært å gå etter en maskin som brygger mange forskjellige varianter i høy kvalitet. Kaffen sier nemlig noe om hvem dere er som bedrift og gir andre et inntrykk av hvordan det er å samarbeide med dere.

Men vær oppmerksom på hvor lang til maskinen bruker på å brygge en kopp, da en god kopp med kaffe noen ganger tar lengre tid å lage. Til gjengjeld trenger du ikke å gå på kompromiss med smaken.

3. Tid per kopp

Hvor lang tid tar det å brygge en kopp kaffe, og hvilken rolle spiller egentlig bryggetiden? Det korte svaret er at det varierer fra bedrift til bedrift – det avhenger nemlig både av hvor travel hverdagen er på kontoret og hvordan pausene deres er. Hvis arbeidsdagen følger et skjema hvor alle medarbeidere har pause samtidig, så er det verdt det å gå etter en enkel maskin med kort bryggetid – og på noen maskiner er den helt nede i 3 sekunder per kopp.

Hvis dere derimot har pauser på skift eller når dere har lyst, så er kanskje ikke bryggetiden like viktig for dere. I det tilfellet kan dere med fordel velge en kaffemaskin med flere funksjoner og kaffevarianter.

4. Enkel betjening

Noen kaffeløsninger har så mange muligheter og varianter at de kan være vanskelige å betjene. Hvis mange skal ha glede av maskinen, må den være intuitiv og enkel å betjene. Det vil også spare deg for tid i lengden fordi du slipper å forklare hvordan maskinen fungerer.

Det er derfor viktig at brukervennligheten er på topp – det betyr mye for kaffeopplevelsen.

5. Pris

Kaffeløsninger til bedrifter fås til forskjellige priser – og selv om det kanskje ikke er avgjørende, så er det viktig å tenke på budsjettet når du velger en kaffemaskin eller leverandør.

Gjør overslag av både hva maskinen koster og per kopp. Ved å regne ut prisen per kopp får du en mer fullstendig oversikt fordi det tar med utgifter til blant annet kaffe, rengjøring og forberedning.

6. Skal dere kjøpe eller leie? 

Kaffeløsninger til bedrifter er veldig forskjellige. En av de grunnleggende tingene du må vurdere er om du skal kjøpe eller leie maskinen. Den største fordelen ved å kjøpe kaffemaskinen er at det er en engangskostnad, mens ulempen er at slitasje, rengjøring og vedlikehold må betales av deg. Leier du derimot en kaffemaskin, så kommer den som regel med en god støtte- og serviceavtale samtidig som leverandøren sørger for at du alltid har en velfungerende og leveringsdyktig kaffemaskin på kontoret. 

Derfor burde du vurdere om det passer best å kjøpe eller leie en kaffemaskin til kontoret – både i forhold til budsjett, behov og ressurser.

7. Rengjøring og forberedelse

Få en oversikt over hvor lang tid det tar å rengjøre og forberede maskinen, f.eks. med oppfylling av bønner. Det er et viktig punkt som mange overser når de ser etter en ny kaffeløsning til bedriften.

Noen maskiner krever fersk melk og kan ta flere timer fra månedsbudsjettet når den skal rengjøres. Derfor er det viktig at man setter seg grundig inn i maskinens ukentlige rengjøringstid for å slippe kjedelige overraskelser. 

8. Serviceavtale

Når du er på utkikk etter en ny kaffeløsning til bedriften, er det viktig å undersøke om du får med en serviceavtale og hva betingelsene for avtalen er. Hvis uhellet først er ute og maskinen svikter, skal du vite at den blir løst innen kort tid.

9. Bønner, kapsler, filter eller væske 

Kaffe brygget av nymalte bønner gir god kvalitet – men generelt krever espressomaskiner også mer rengjøring, de har en lengre bryggetid og de er dyrere i drift. Når du ser etter en ny kaffeløsning til bedriften bør du derfor vurdere om kaffen deres skal være komme fra hele bønner, kapsler, ferdigmalt kaffe eller flytende konsentrat. Det er et spørsmål om hva som er viktig for dere: Kvalitet eller effektivitet? 

10. En god møteplass på jobben

Er kaffemaskinen et sted hvor de ansatte tilbringer tid sammen – og kanskje også med kundene deres? Da er det verdt å investere i en kaffemaskin som også er et godt møtested på arbeidsplassen – et sted som inviterer til samarbeid og idéutveksling og som styrker kundeforhold og samholdet mellom kollegaer. Det finnes mange kaffeløsninger til bedrifter som skaper et godt rammeverk for dette – og det er verdt å vurdere før du velger kaffemaskin. 

11. Ansattes tilfredshet

7 av 10 mener at god kaffe tilsvarer god behandling av ansatte. Til en viss grad avhenger altså de ansattes trivsel av om kaffen på arbeidsplassen lever opp til forventningene deres. Det er verdt å tenke over når du er på utkikk etter en ny kaffeløsning til bedriften.

For å imøtekomme de ansattes ønsker, bør du blant annet se nærmere på punkt 10 og 13.

12. Utseende

En vakker kaffeløsning sender et signal om kvalitet til både medarbeidere og gjester.

Ofte får maskinen en sentral plassering, og akkurat som resten av innredningen så sier kaffemaskinen noe om bedriften. Derfor er det viktig å velge en kaffemaskin som har et utseende som gjenspeiler bedriftens verdier. Dette kan bidra til å styrke de ansattes selvinnsikt og forbedre inntrykket av bedriften blant kunder og samarbeidspartnere.

Det er også en god idé å undersøke om det medfølger serveringsbord og hvordan kaffen oppbevares.

13. Personalisering

Mange mennesker har en foretrukket kaffevariant. Derfor er det en god idé å lage en liste over hvilke typer kaffe maskinen må kunne brygge. I tillegg er det verdt å vurdere en kaffeløsning til bedriften som gir de ansatte muligheten til å tilsette ekstra vann, melk og melkeskum til kaffen. Det gir de ansatte friheten til å lage kaffen akkurat slik de liker den.

14. Prøvesmaking

Det er vanskelig å lese seg til hvordan kaffen smaker. Så hvis du vil være sikker på at kvaliteten er i orden, burde du velge en leverandør hvor du kan prøvesmake kaffen først. Dette bidrar til å sørge å sørge for at du får en kaffeløsning hvor kvaliteten og smaken lever opp til forventningene.

15. Kaffemaskin eller komplett løsning?

Før du velger blant de mange kaffeløsningene til bedrifter, er det viktig at du tar stilling til om dere er på utkikk etter en kaffemaskin hvor dere står for drift og vedlikehold selv – eller om dere fortrekker en komplett løsning som inkluderer en støtte- og serviceavtale, påfylling, rengjøring samt levering av te og kaffe.

En komplett løsning er et perfekt valg for travle kontormiljø.

God kaffe er ikke en magisk bønne som med ett slag gir lojale kunder og tilfredse medarbeidere. Men det er et greit sted å starte. Og for mange bedrifter er det avgjørende å få tatt det første steget mot større tilfredshet og høyere lojalitet, hvis de ikke skal miste plass til de mange konkurrentene.